в теории, я думаю, это было задумано для того, чтобы обеспечить "самоконтроль" документооборота. на практике, конечно же, привело к полной и окончательной неюзабельности (о чем и литературные источники красноречиво свидетельствуют). еще в некоторых местах я вижу совершенно явно предварительную и окончательную резолюции (в нынешних терминах).

вообще у нас очень гуманный ГОСТ по ДОУ по сравнению с этим вот :)